Une journée dans la vie… d’une archiviste médicale

Pour offrir les meilleurs soins aux patients qui nous sont confiés, même quand ils sont rentrés à la maison, il faut s’assurer de bien partager les informations. Un nombre incalculable d’hôpitaux, d’institutions gouvernementales et de gens demandent des dossiers médicaux à l’Hôpital de Montréal pour enfants et à ses équivalents pour adultes pour s’aider à prendre des décisions importantes sur différentes questions comme des opérations ou des adoptions. Les demandes d’informations sur les dossiers médicaux peuvent venir des patients eux-mêmes, mais aussi de médecins, de juristes, de tribunaux et d’ordres professionnels, et dans bien des cas, les documents doivent être fournis rapidement. Il faut donc pouvoir compter sur une équipe de gens talentueux, méticuleux et compétents pour fournir les bonnes informations au bon moment.   

C’est là que Karina Pinsonneault entre en jeu. En tant qu’archiviste médicale et chef d’équipe pour les demandes d’accès à l’information à l’Hôpital de Montréal pour enfants, à l’Institut thoracique de Montréal et à l’Hôpital Royal Victoria, Karina supervise une équipe de 10 personnes au département des Archives médicales. Ensemble, elles sont responsables de traiter, d’analyser et de transmettre les principaux éléments des dossiers médicaux tout en s’assurant de respecter les lois qui régissent l’accès aux informations. Les journées de Karina sont remplies par toutes sortes de demandes qu’elle traite toutes avec minutie et efficacité.

Allier les compétences à la bonne carrière

« J’aime le papier et j’aime les défis », dit Karina en riant quand on lui demande pourquoi elle a opté pour le programme d’études professionnelles de 3 ans en archives médicales à la fin de ses études secondaires. « Je me souviens avoir eu un gros livre de cours entre les mains au moment de décider de mon cheminement professionnel. Je voulais travailler dans le domaine médical, mais j’aimais la stabilité d’un emploi de 9 h à 17 h, et le domaine des archives médicales semblait intéressant. »

Il s’avère que c’était la bonne combinaison. Karina travaille au Centre universitaire de santé McGill depuis l’obtention de son diplôme au Collège O’Sullivan il y a 10 ans. Tout au long de ces années, elle a pu mettre ses talents de détective à l’épreuve, en faisant différentes tâches au sein du département et en développant une foule de compétences.  

Énorme volume de demandes à gérer au quotidien

Une chose ne varie pas dans les journées de Karina, c’est la gestion du flux de demandes que le service reçoit par la poste, par courriel ou par télécopieur. Selon sa nature, la demande reçue se voit assigner une priorité. « Certaines de ces priorités sont dictées par la loi, dit Karina, ce qui veut dire que nous sommes tenus de respecter un délai précis. » Dans d’autres cas, le département note la date d’opération à venir du patient, et se donne pour objectif de livrer les documents avant cette date si possible. Les patients qui sont admis à l’hôpital sont aussi prioritaires, tout comme les gens qui font des demandes d’admission dans des programmes d’études ou qui ont besoin de documents pour l’immigration.

Étant donné le nombre et la diversité des demandes que reçoit le département, Karina travaille assidûment pour aider son équipe en réassignant des tâches quand les volumes deviennent trop importants, en aidant à respecter les échéances, et en assurant la liaison avec l’équipe de direction des archives médicales pour fournir des statistiques sur le rendement du département. « Quand des changements peuvent être faits pour mieux harmoniser nos pratiques à celles d’autres départements, je suis responsable de rédiger les procédures et les protocoles, explique-t-elle. Ils peuvent aider à réduire les délais et faciliter la collecte d’informations pour toutes les parties impliquées. »

Jouer au détective

Bien qu’une grande partie du travail d’archiviste médical consiste à récupérer et transmettre des documents, l’équipe s’occupe aussi d’apporter des changements aux dossiers des patients, explique Karina. « Les demandes de changement peuvent concerner le nom du patient, modifié légalement lors d’une adoption, le genre d’une personne, ou encore un diagnostic qui a été modifié et que le patient veut inclure à son dossier. Les membres du personnel doivent s’assurer que toutes les pièces justificatives sont présentes avant de procéder à des modifications conformément à la loi. »

Un à-côté intéressant de ce travail, c’est de s’atteler à une requête qui exige de revenir des dizaines d’années en arrière dans les archives. « Nous avons des dossiers de patients qui remontent à 1940 en entrepôt, rapporte Karina, mais nous avons aussi des copies numérisées d’un très vieux registre des naissances de l’Hôpital Royal Victoria qui remonte à 1887. Les originaux ont été détruits dans un incendie. C’est très enrichissant de travailler sur ces cas, parce qu’ils sont uniques, et qu’on a l’impression de résoudre un casse-tête. »

Aux dires de Karina, la raison pour laquelle elle aime autant son travail, ce sont les gens. « C’est une grande fierté pour moi de donner aux gens les informations dont ils ont besoin en leur offrant un bon service. Et s’il faut travailler fort pour débusquer des documents difficiles à trouver, c’est encore mieux. J’adore le sentiment de satisfaction qu’il y a à chercher quelque chose et à finir par le trouver! »