Un œil pour les détails, une passion pour la perfection

Maria Bonfitto est chef d’équipe des dossiers médicaux et de la numérisation.

Maria Bonfitto est chef d’équipe des dossiers médicaux et de la numérisation. Son travail exige qu’elle comprenne tous les arcanes des multiples processus nécessaires pour tenir les dossiers de dizaines de milliers de patients à jour chaque année, mais elle a quelque chose en commun avec les infirmières, les médecins et une foule d’autres soignants de L’HME. « Nous sommes ici pour les patients », affirme-t-elle. Et les patients ne pourraient être entre de meilleures mains.

Maria est arrivée à L’HME il y a 12 ans pour faire des remplacements. Au bout de deux ans, elle avait été transférée aux dossiers médicaux, où elle a fini par obtenir un poste permanent. Elle dirige maintenant une équipe de 22 personnes, soit treize aux dossiers médicaux et neuf à la numérisation.

Une nouvelle ère pour les archives

Depuis mai de l’an dernier, Maria travaille avec l’équipe de la numérisation à l’implantation graduelle du projet de numérisation. Lorsque cette étape sera terminée, tous les dossiers médicaux seront accessibles en fichiers électroniques par le dossier OACIS. Compte tenu du nombre de patients qui consultent aux cliniques et à l’urgence de L’HME ainsi que du nombre d’enfants hospitalisés, il est facile de comprendre pourquoi le projet est mis en œuvre graduellement. « De nombreux membres de notre personnel ont acquis de nouvelles compétences pour travailler à la numérisation, explique Maria, et nous avons pris le temps de maîtriser chaque étape du processus à mesure que nous allions de l’avant. » L’équipe a entrepris la dernière phase ce mois-ci, qui consiste à numériser les dossiers des patients hospitalisés.

Pendant une journée normale, des milliers de feuilles parviennent au service des dossiers médicaux. La plupart arrivent par le courrier interne, mais les dossiers des patients de l’urgence sont livrés trois fois par jour, même la fin de semaine. L’équipe clinique attribue un code-barres à chaque feuille pour identifier le patient, la clinique et le type de formulaire utilisé. Après un processus approfondi de vérification et de contrevérification, les documents sont préparés pour être placés dans le numériseur, qui peut traiter plusieurs centaines de pages à la fois. La dernière étape en est une d’évaluation de la qualité.

Une question de détails

Maria a tôt fait de souligner qu’en coulisse, il se passe beaucoup plus de choses qu’on le pense. Des questions surgissent régulièrement sur divers détails liés au dossier d’un enfant. Elle attribue à son « incroyable » équipe la capacité de trouver des moyens d’améliorer le service et de toujours en faire un peu plus pour que les dossiers soient parfaits. « Ils font leur recherche et se posent des questions les uns aux autres jusqu’à ce qu’ils soient satisfaits des résultats », explique-t-elle. Lorsque les médecins ont besoin de dossiers qui datent d’avant octobre 2012, le groupe de la correspondance du service des dossiers médicaux traite leur demande.

Maria est très positive quant à la signification du projet de numérisation pour les soins aux patients. « Un formulaire ou un dossier correspond à chaque enfant à chaque visite. Même si on peut avoir l’impression que la quantité d’information mise en dossier augmente, cette démarche rend le processus d’accès au dossier de l’enfant plus efficace », affirme-t-elle.

Puisque la phase des hospitalisations est en cours, le département connaîtra un automne occupé. « Un enfant hospitalisé produit généralement beaucoup plus de documents qu’un enfant vu en clinique. Les hospitalisations représentent la dernière ligne droite avant la fin. Le volume est énorme, mais nous sommes prêts à l’accueillir », déclare-t-elle avec le sourire.